VBA und Excel-Tools

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Dr. Thorsten Giesa
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Einführung

Im Zeitalter der Digitalisierung und Automatisierung werden Unmengen an Daten erfasst. Eine händische Auswertung kostet in den meisten Fällen zu viel Zeit und eine Standard-Software kann die Individualität eines Prozesses oft nicht vollständig abdecken. Perlitz hat sich auf diesen Bereich spezialisiert und bietet flexible, schnelle und individuelle Konzepte, welche mit geringem Aufwand eingerichtet werden können.

Mit Hilfe der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Application) werden VBA-Tools auf Basis von Microsoft-Excel erstellt und dem Benutzer zur Verfügung gestellt.

Neben den VBA-Tools bietet Perlitz auch Beratung zu gängigen Business Intelligence Lösungen wie Tableau oder Power BI an.


Free Download PSGeo

Um Ihnen einen ersten Einblick in unsere Kompetenz „VBA & Excel-Tools“ zu geben, möchten wir Ihnen das Excel-Tool „PSGeo“ kostenlos zur Verfügung stellen. Hiermit können eingegebene Daten (z.B. Umsätze, Besuche, Verträge, etc.) auf einer Landkarte visuell abgebildet werden. Sie erhalten so einen schnellen Überblick über Ihre Verkaufsdaten und können daraus wichtige Erkenntnisse über den Erfolg oder weitere (Absatz)-Potenziale Ihres Unternehmens ziehen.

PSGeo ermöglicht die Visualisierung von Daten auf einer Landkarte mit 2-stelligen Postleitzahl-Gebieten in Deutschland. Darüber hinaus können Standorte (z.B. Wohnorte der Verkäufer/Techniker, etc.) als Punkte auf der Landkarte dargestellt werden. Ein Cockpit-Bericht listet zudem die 10 umsatzstärksten Regionen auf und markiert diese auf der Karte. Weitere Länder sind auf Anfrage möglich.

Die Benutzung des Tools ist intuitiv und einfach. Übertragen Sie Ihre Daten per Copy & Paste in den Eingabebereich (Postleitzahl und Eingabe, z.B. Umsatz, Besuche…) und klicken Sie auf den Visualisierungs-Button. In Sekunden werden Ihre importierten Daten grafisch abgebildet. Eine Farbskala für Festwerte oder Prozentwerte hilft Ihnen die Stärke jeder Region auf einen Blick zu erkennen. Dabei können die Wertgrenzen jederzeit angepasst werden.

Fragen, die sich mit dem PSGeo unkompliziert beantworten lassen:

  • Wo erziele ich die höchsten Umsätze in Deutschland?
  • Wie weit wohnen meine Verkäufer von den besten Kunden entfernt?
  • Wie verteilen sich meine Besuchskapazitäten regional über Deutschland?
  • Wie verteilen sich meine Serviceeinsätze und habe ich Techniker an den richtigen Orten verfügbar?

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Vorteile unserer VBA-Tools:

Da die meisten Unternehmen über eine Excel-Lizenz verfügen, ist keine zusätzliche Installation auf dem Endgerät notwendig, um unsere Tools zu nutzen.

Für den Benutzer bleibt die gewohnte Excel-Umgebung erhalten, während die Funktionalität VBA-gesteuert ist. Die PSG-Tools bieten neben Standardfunktionen individuelle, kundenspezifische Erweiterungen.

Neben Excel können fast alle Microsoft-Office Programme, Textdokumente und Datenbanken durch VBA angesteuert werden. Komplexe Prozesse können schnell und effektiv ausgeführt und Ergebnisse optisch ansprechend dargestellt werden.

Eine große Stärke von VBA ist die Datenaufbereitung. Durch verschiedenste Algorithmen können Daten bereinigt, erweitert oder ergänzt werden, um eine bestmögliche Datenqualität zu gewährleisten. Auch untypische Entscheidungen oder spezifische Vorgehensweisen können leicht in die Automatisierung integriert werden.

Auch nach Einführung eines Tools unterstützen wir unsere Kunden bei möglichen Fehleranalysen, Änderungswünschen oder der Weiterentwicklung. Änderungen können in VBA meistens in kürzester Zeit umgesetzt werden.

Perlitz kombiniert Beratungs- und Programmier-Know-how. Dadurch können wir aussagekräftige Dashboards und Cockpits für Sie erstellen sowie eine kontinuierliche Optimierung Ihrer Datenbasis im Unternehmen vorantreiben.

 

Mögliche Anwendungsbereiche:

1. Datenaufbereitung

Bereinigung: Fehlerhafte Datenformate werden durch intelligente Algorithmen korrigiert. Hierbei können auch Postleitzahlen oder Namen von Standorten ergänzt oder ausgetauscht werden.

Datenvervollständigung: Mithilfe von externen Datenquellen können weitere Informationen automatisch einem Datensatz hinzugefügt werden.

 

2. Halbautomatische Prozesse

Hilfstool: Kleinere, immer wiederkehrende Prozesse, welche mit großem Aufwand verbunden sind, können durch intelligente Funktionen vereinfacht werden (z.B. SVerweis über eine große Datenmenge).

Fehlerreduzierung: Die Automatisierung eines Vorgangs reduziert die Fehleranfälligkeit der Daten gegenüber einer händischen Ausführung.

3. Visualisierung

Cockpits: Mithilfe von Balken- oder Liniendiagrammen können Kennzahlen schnell und klar in Cockpits dargestellt werden. Darüber hinaus können diese durch Funktionen sinnvoll erweitert werden, sodass mit einem Klick die Darstellung entsprechend angepasst wird.

Controlling mit Excel: Algorithmen können definierte Bereiche genauer überwachen und Abweichungen oder Überschreitungen von Terminen visuell hervorheben.

 

4. Datenvisualisierungen mit Geodaten

Kartenfärbungen: Visualisierung von Kennzahlen auf Landkarten, um Einblicke in beispielsweise Umsatz, Ausschöpfung und Potenzial zu erhalten.

Punktesetzung: Darstellung von Standorten, Berechnung der regionalen Abdeckung sowie Ermittlung der optimalen Standorte.

 

5. Prozessverbesserung

Performance-Verbesserung: Arbeitsschritte können meist in kürzester Zeit abgearbeitet werden und beschleunigen damit den Vorgang um ein Vielfaches.

Erweiterung: Häufig lassen sich bei der strukturierten Analyse eines Ablaufs neue, sinnvolle Möglichkeiten erkennen, die im Rahmen der Umsetzung übernommen werden können.

 

6. Vollautomatisierung

Steuerung: Eine völlig autonome Umgebung, basierend auf Excel. Sie bietet dem Benutzer eine Vielzahl von individuellen, aber dennoch automatisierten Funktionen, ohne dass er über Kenntnisse in VBA oder Excel verfügen müsste.

Simulationen: Simulierung, Vergleich und Speicherung verschiedener Entwürfe von einer oder mehrerer Gegebenheiten wie z.B. beim Pricing.

 


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